Учет и аудит денежных средств

Денежные средства ТОО «Самат Курылыс» — совокупность денег, находящихся в кассе, на текущем банковском счете, в аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. В широком смысле к денежным активам относят также вложения в легко реализуемые ценные бумаги и требования на получение денежных средств.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скорость движения которых определяет эффективность всей деятельности предприятия. Объем имеющихся у предприятия денег определяет платежеспособность предприятия (одну из важнейших характеристик финансового положения предприятия).

Денежные средства — единственный вид оборотных средств, обладающий абсолютной ликвидностью, т. е. немедленной способностью выступать средством платежа по обязательствам предприятия. Кроме погашения обязательств, необходимы определенные запасы денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления выгодных инвестиций. С другой стороны, излишние запасы приводят к замедлению оборота, снижению эффективности их использования, потерям вследствие инфляции. Таким образом, задача учета — сохранение повседневной платежеспособности предприятия и извлечение дополнительной прибыли за счет инвестиций.

Наличные денежные средства и денежные документы хранятся и учитываются в кассе ТОО «Самат Курылыс».

Касса — это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа хранятся у кассира. Кассовые операции ведет кассир, который несет полную материальную ответственной за сохранность принятых ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель обязан ознакомить его с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной ответственности. При отсутствии кассира ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер, с которым также заключается договор о полной материальной ответственности.

Поступление денег в кассу происходит при их получении с текущего банковского счета в банке, приеме наличных денег за продукцию и услуги, различных взносов работников предприятия или возврате ранее выданных им авансов. Из кассы деньги расходуются на выплату зарплаты и другие платежи работникам, выдаются на хозяйственные или другие расходы или вносятся на счета в банках.

Основными документами ТОО «Самат Курылыс» по учету поступления денег и их выдачи являются приходные и расходные кассовые ордера.

Расходные кассовые ордера (РКО, форма КО-2) (Приложение К) подписываются начальником предприятия и главным бухгалтером. Подпись руководителя не обязательна, если она есть на прилагаемых к ордеру документах.

Приходные кассовые ордера (ПКО, форма КО-1) (Приложение Л) подписываются главным бухгалтером. Лицу, которое внесло деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт приходования.

Выдача зарплаты, пособий, пенсий, оформляется платежными ведомостями, подписанными начальником и главным бухгалтером предприятия без оформления расходных кассовых ордеров на каждого получателя. По истечении срока выдачи зарплаты и других платежей (3 дня) по ведомости в отношении лиц, не получивших соответствующей выплаты, вместо подписи о получении делается отметка о депонировании, затем подсчитываются и записываются в конце ведомости суммы выплаченных и депонированных средств за подписью кассира. На эти суммы составляются расходные кассовые ордера, на невыданную зарплату — реестр депонированных сумм.

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров (форма КО-3).

Текущий учет движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма КО-4), в которой регистрируется остаток денег на начало дня, все операции по приходу и расходу за день (номер, номер корреспондентского счета, приход или расход), подводятся итоги поступления и выдачи денег, и выводится их остаток на конец дня. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр — отрывная часть листа служит ежедневным отчетом кассира, который вместе со всеми приходными и расходными документами в конце рабочего дня сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера. Кассовая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и заверена руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Синтетический учет кассовых операций ведут по счету 1010 «Денежные средства в кассе». На дебет этого счета записываются поступления наличных денег, а на кредит их расход.

Периодически в сроки, установленные руководителем, производится инвентаризация денежных средств (типовой пример таких случаев — при смене кассиров). Создаются специальные комиссии по инвентаризации, результаты оформляются актом специальной формы. Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в прочий доход организации:

Д 1010 Денежные средства в кассе 10 000 тг.

К 6280 Прочие доходы 10 000тг.

Периодически в сроки, установленные руководителем, производится инвентаризация денежных средств (типовой пример таких случаев — при смене кассиров). Создаются специальные комиссии по инвентаризации, результаты оформляются актом специальной формы.

Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в прочий доход организации:

Д 1010 Денежные средства в кассе 10 000тг.

К 6280 Прочие доходы 10 000тг.

Таблица 11.

Журнал хозяйственных операций по учету денежных средств в кассе ТОО «Самат Курылыс».

Обнаруженные при инвентаризации недостачи всегда фиксируются по дебету счета группы 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность»:

Д 1280 Прочая краткосрочная дебиторская задолженность 20 000тг.

К 1010 Денежные средства в кассе 20 000 тг.

Таблица 12.

Программа аудита кассовых операций ТОО «Самат Курылыс».

Большая часть денег ТОО «Самат Курылыс» находится в банке на его текущих счетах, движение по которым осуществляется на основании следующих документов:

• — Объявление на взнос наличными;
• — Платежное поручение (Приложение М) и требование;
• — Аккредитив;
• — Выписка с банковского счета с приложенными документами клиента;
• — Чек, копия которого или корешок всегда подтверждает сумму, отраженную в выписке банка.

При открытии текущего счета банк обязуется принимать деньги, поступающие в пользу клиента, выполнять распоряжения клиента о переводе (выдаче) клиенту или третьим лицам соответствующих сумм денег и оказывать другие услуги, предусмотренные договором банковского счета.

На текущий счет поступает основная масса причитающихся его владельцу денежных платежей — зачисление выручки от реализации товаров, работ, услуг, материальных ценностей, получение ссуд банка и др. С текущего счета производится оплата счетов поставщиков за полученные товарно — материальные ценности, расчеты с бюджетом, выдача наличных денег на выплату зарплаты, пенсий, пособий, хозяйственные нужды. При недостаточности или отсутствии средств на текущем счете все документы, не оплаченные в срок, оплачиваются по мере поступления средств.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором или соглашением.

Платежеспособное предприятие в состоянии оплатить все свои обязательства. В этом случае списание денежных средств с расчетного счета производится в календарной последовательности платежей (по мере поступления платежных поручений). При недостаточности денежных средств на расчетном счете списание денежных средств производится в порядке очередности, установленном законодательством. Неоплаченные документы хранятся в специальной картотеке банка.

Для обобщения информации о наличии, движении денежных средств на текущем банковском счете предназначен активный счет 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах», по дебету которого отражают остатки на начало и конец периода, и поступление денег, а по кредиту их списание.

Аудит банковских операций по расчетному счету производится с целью проверки:

• — тождественности остатков по данной статье в балансе с данными регистров бухгалтерского учета и Главной книги;
• — целесообразности и законности перечисления денег с расчетного счета, для этого исследуются выписки, приложенные к ним документы. Желательно подобрать к ним договоры, контракты и первичные документы о последующем или предварительном совершении операции. Таким образом, одновременно можно уточнить задолженность субъекта;
• — полноты, законности и своевременности зачисления поступлений, перевода перечислений по расчетному счету;
• — правильности бухгалтерских проводок, особое внимание уделить на операции, где суммы перечислений списаны на затраты, зачисленные суммына доходы субъекта, потому что таким образом может быть завуалирована истинная сущность операции;
• — при наличии картотеки, выяснить причину ее образования и правильность списания с нее, и проверить заодно правильность начисления неустойки;
• — своевременности и полноты записей в журнале регистрации платежных поручений;
• — состояния и правильности ведения регистров бухгалтерского учета.

Аудит операции на валютном счете проводится аналогично, но есть некоторые особенности.

Во-первых, первичными документами на перечисление наличности с валютного счета являются заявления на перевод или на продажу валюты.

Во-вторых, операции совершаются в иностранной валюте, но учет должен вестись одновременно в эквиваленте национальной валюты. Поэтому аудитор проверяет правильность пересчета денежной наличности на момент совершения операции по курсу Национального банка.

В-третьих, по результату ежедневных торгов на валютной бирже, курсу Национального банка начисляются курсовые разницы (доходы и убытки);

В-четвертых, строго проверяется обоснования для перевода денег со счета, т.к. если по расчетному счету можно проверить и произвести сверку расчетов с отечественными партнерами, то такая процедура затруднена при переводе валюты за рубеж.

В-пятых, на каждый перевод валюты за рубеж необходимо подобрать товарные, таможенные документы и паспорт сделки по экспортно-импортным операциям. Особенно по этим операциям, если просрочена дебиторская задолженность, то это может быть расценена как сокрытие валютной выручки (вывоз капитала за рубеж). Поэтому необходимо проследить по паспорту сделки, по выпискам валютного счета, не вышел ли срок оплаты или возврата выручки. При этом за основу берут не срок сделки по договору, а по паспорту сделки, оформляемому в Таможенном управлении.

При аудите текущих счетов в банке аудитор проверяет обоснованность открытия такого счета при наличии расчетного, валютного счетов. Если текущий счет открыт под аккредитив, то надо изучить условия договора с поставщиком или покупателем, оценить их целесообразность. По товарным, транспортным и банковским документам аудитор устанавливает достоверность операции, связанной с использованием этого аккредитива.

Если в течение отчетного периода субъект пользовался кредитами банка, то надо проверить наличие спецссудного счета, анализировать использование средств этого счета. Получение кредитных ресурсов на расчетный счет предприятия должно оцениваться аудитором особо, так как может быть допущено предприятием завуалированное использование этих средств не по целевому назначению.

Таблица 13.

Программа аудита денежных средств на текущем счете ТОО «Самат Курылыс».

В результате проведения аудита денежных средств ТОО «Самат Курылыс» отклонений не выявлено. Замечаний нет.