Порядок внутреннего согласования документов
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой. Поэтому, например, при… Читать ещё >
Порядок внутреннего согласования документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.
Виза согласования
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:
Зам. коммерческого директора.
Подпись П. А. Линник.
15.01.2004.
Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой. Поэтому, например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела. При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих структурных подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.
Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Примерная инструкция по делопроизводству установила, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т.е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа либо в специально разрабатываемом табеле форм документов, предусмотрев в нем соответствующую графу. Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Например:
Начальник отдела кадров.
Подпись Н. И. Вересаева.
22.12.2003.
Зав. отделом архивоведения.
Подпись С. В. Жуков.
22.12.2003.
Зав. отделом документоведения.
Подпись Н. А. Карполь.
22.12.2003.
Юрисконсульт.
Подпись Ю. А. Кладниекс.
23.12.2003.
Главный бухгалтер.
Подпись Т. Г. Тарасевич.
24.12.2003.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2−3 дней (для каждой согласующей инстанции).
Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются». Например:
Зав. общим отделом.
Подпись А. Е. Байкулов.
19.01.2004.
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются.
При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее).