Состав документов, их функции, особенности подготовки и оформления

Основные правила составления и оформления организационно-правовых документов

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случаи реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационно-правовые документы в зависимости от разновидности могут утверждаться вышестоящей организацией, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров), руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей.

Руководитель утверждает организационные документы с помощью приказа или распоряжения. Датой вступления в юридическую силу организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы являются бессрочными: они действуют до их отмены или до утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается на каждый календарный год). В указанные документы по мере изменения организационных или технологических условий труда могут вноситься изменения, для этого орган, руководитель или должностное лицо в соответствии со своей компетенцией издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида вышеназванных документов.

Проект организационно-правовых документов должен пройти процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Организационно-правовые документы оформляются в соответствии с общими требованиями Правил оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30−2003, утвержденные Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30−2003). Соответственно, организационно-правовые документы должны оформляться на общем бланке, содержащимся в Приложении Б ГОСТ Р 6.30−2003, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30−2003 используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Обязательными реквизитами являются: наименование организации (указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования (для некоторых видов документов).

Некоторые организационно-правовые документы имеют унифицированные формы (штатное расписание, график отпусков), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов — легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

• — состав применяемых в управленческой системе документов;
• — компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• — права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;
• — порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• — виды применяемых бланков и порядок их использования;
• — порядок движения основных видов документов;
• — обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливают на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1−2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5−2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2−3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2−4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках, А 4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках, А 5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» .

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «Адресат» .

Отступив 40 печатных знаков реквизиты «Гриф ограничения доступа к документу» и «Гриф утверждения» .

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «Подпись» .