Основные правила наличного денежного обращения

Основное правило наличного денежного обращения состоит в том, что осуществление любой хозяйственной операции должно быть подкреплено первичной документацией.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В первичном учетном документе могут допускаться исправления, но при этом должны быть отражены дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При оформлении и учете кассовых операций учреждение руководствуется Положением Банка России № 373-П с учетом некоторых особенностей.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности — Квитанциям (ф. 504 510) и Приходным кассовым ордерам (ф. 310 001).

В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами они ежедневно должны сдавать в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (или Книге учета (ф. 504 046)). Эта Книга учета применяется для обобщения сведений о выданных из кассы суммах наличных денег на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий через уполномоченных работников учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. В конце Книги учета приводится список лиц, назначенных приказом руководителя учреждения раздатчиками денег. Выдача наличных денежных средств иным лицам не разрешается.

Расчетно-платежные (платежные) ведомости, по которым раздатчиком денег произведены выплаты, записываются в Кассовую книгу (ф. 504 514) по мере их представления, но не позднее установленного 3-дневного расчетного периода.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 310 002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 504 501), которая составляется раздельно по видам (основаниям) выплат, например: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. Затем по результатам выдачи денежных средств оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 310 002).

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 504 071) применяется для отражения операций с подотчетными лицами учреждения по движению денежных средств, принятию подтвержденных документами расходов подотчетного лица. Записи в этом Журнале отражаются на основании утвержденных руководителем учреждения Авансовых отчетов, первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих получение (возврат) подотчетным лицом денежных средств, иных документов, оформляющих операции по указанным расчетам.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете ведется в Журнале операций по счету «Касса» (ф. 504 071) на основании документов, прилагаемых к Отчету кассира. Записи в данном Журнале производятся ежедневно на основании отчета кассира, сформированного по видам валют.

Все виды первичных учетных документов, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.