Архитектоника делового письма: Сопоставительный анализ английской, немецкой и русской деловой корреспонденции

Деловая переписка в последнее время все больше расширяется и завоевывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая корреспонденция становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации.

Любой текст, представляя собой единство содержания и формы, может быть описан как двусторонняя структура, состоящая из уровня информации содержания (смысла) и из уровня формы (пространства, композиции / архитектоники).

Как информационный уровень, так и формальный по-разному проявляют себя в текстах разных типов, разных жанров. Таксонимизации и типологизации всех возможных текстов, порожденных в процессе многогранной речевой деятельности людей, посвящен ряд исследований в области стилистики, типологии и лингвистики текста. При этом значительное внимание уделяется проблемам кодирования информации, декодированию смысла текста, его связности, интегративности и т. п.

Формальная сторона текста рассматривается в обществе лишь как факультативный, второстепенный аспект. Тем не менее, специфичность и функциональная значимость пространства в различного рода текстах не вызывает сомнений. Композиционное построение частей текста, соотношение «чёрного» и «белого» пространства (где «чёрное» — сам текст, «белое» — промежутки между словами, строчками, поля и т. п.) у каждого текста в большой степени конвенциональны, т. е. нормативно-детерминированы, а потому возможно их достаточно объективное описание и классификация.

Актуальность работы определяется все возрастающей ролью деловой коммуникации в современном обществе, а также стремлением лингвистов определить информативные и формальные параметры текстов разных жанров, функционирующих в разных сферах коммуникации.

Предметом исследования стали особенности архитектоники деловой переписки в английском, немецком и русском языках.

Объектом исследования послужили деловые письма на английском, немецком и русском языках конца XX — начала XXI века. Было изучено около полутора тысяч английских, немецких и русских деловых писем из различных пособий по деловой корреспонденции, а также письма английских, немецких и русских частных фирм.

Цель исследования состоит в изучении архитектоники английских, немецких и русских деловых писем.

В соответствии с поставленной целью в работе решается ряд задач:

1) выявить функции «чёрного» и «белого» пространства в деловом письме;

2) дать оценку ортогональному расположению реквизитов в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции;

3) провести сопоставительный анализ английских, немецких и русских деловых писем.

Решение поставленных задач предопределило выбор методов исследования:

— сравнительно-описательный метод (для выявления сходства английской, немецкой и русской деловой корреспонденции);

— контрастивно-описательный и сопоставительный метод (для описания и сопоставления различий в английской, немецкой и русской деловой корреспонденции).

Научная новизна работы заключается в том, что в ней осуществляется детальный анализ структурной организации ортогональной проекции делового письма как особого типа текста, исследуется неразрывная связь пространственно-эстетического оформления с содержанием письма, устанавливаются социокультурные особенности английских, немецких и русских деловых писем.

В ходе решения поставленных задач были сформулированы и выносятся на защиту положения:

1. Деловое письмо образует особое архитектоническое текстовое пространство, в котором периферийные компоненты так же развиты и структурно организованы, как и его центральная часть.

2. Функционально-прагматическая направленность делового письма во многом определяет его структурные, пространственные и содержательные особенности. В деловом письме с его «чёрно-белым» пространством основную функцию общения и сообщения выполняет «чёрное» пространство, а основную функцию воздействия — «белое» пространство. Как «чёрное», так и «белое» пространство имеют вспомогательные функции, часть из которых функционально-тождественна, а остальные различны.

3. Основой ортогонального расположения «чёрно-белого» пространства в английских, немецких и русских официально-деловых и частных деловых письмах следует считать ортогонально-пространственное оформление делового письма по вертикальной и горизонтальной осям. Вертикальное расположение показывает следование реквизитов от края страницы в левой части английских, немецких и русских писем. В горизонтальной проекции представлено пять способов расположения реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем. Различия в архитектонике и составе реквизитов английских, немецких и русских официально-деловых писем обусловлены нормами и стандартами составления деловой корреспонденции в Англии, Германии и России.

4. Состав реквизитов и их расположение в английской, немецкой и русской частной деловой корреспонденции имеет свои особенности, что связано с социокультурными традициями написания частных деловых писем, которые строго регламентированы на социальном уровне.

Теоретическая значимость работы состоит в детальном анализе английских, немецких и русских писем, определении особенностей их ортогональной проекции и выявлении функций «чёрно-белого» пространства.

Практическая ценность проведенного исследования определяется тем, что ёе результаты можно использовать в разработке курсов «Деловой английский, немецкий и русский», в курсах по сравнительной типологии английского, немецкого и русского языков, в специальных курсах по «Социолингвистике», а также при написании курсовых и дипломных работ.

Материалы данного исследования апробировались на научно-методических чтениях Пятигорского государственного лингвистического университета («Университетские чтения — 2003 / 2004»), на заседании кафедры общего и сравнительного языкознания ПГЛУ (2004).

Композиционно диссертационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографии и приложения.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ I.

Проведенное исследование пространства делового письма позволило прийти к следующим выводам:

1) Архитектоника делового письма характеризуется присущими ему вербально-невербальными особенностями. К вербальным особенностям относятся основополагающие принципы «чёрного» пространства (самого текста письма), выполняющего основную информационную функцию. Невербальные особенности делового письма представлены «белым» пространством (отступами, полями, красной строкой, промежутками между абзацами). Невербальное «белое» пространство, так называемая, периферия делового письма контрастирует с «чёрным», выделяет его и выполняет функцию своеобразной разрядки напряжения в процессе восприятия текста, а также более лёгкого его усвоения и отбора интересующей информации адресатом. Оба пространства создают единое содержательное и оформительное целое, несут равнозначную прагматическую нагрузку, конструируют необходимое для каждого делового письма семиотическое пространство.

2) К текстовым параметрам делового письма относятся: связность, цельность / целостность, завершенность / законченность и замкнутость. Связность делового письма обычно предвосхищает его цельность и проявляется в том, что составляющие компоненты текста структурно и семантически соединяются между собой. Деловое письмо характеризуется связностью линейного типа и представляется линейно-горизонтальной и вертикальной последовательностью компонентов, в рамках которой заключаются смысловые зацепления частей. Если цельность запрограммирована в тексте делового письма, то связность становится средством ее воплощения. Завершенность / законченность содержания письма отражена в конечных границах пространственного расположения его реквизитов. Замкнутость ограничивается освещением одного-двух вопросов / проблем в деловом письме, целью которых является сближение общих представлений между автором и адресатом.

3) Структуру пространственного оформления делового письма составляют как вертикальная, так и горизонтальная оси. Вертикальная ось понимается как перечисление пунктов, содержащихся в письме, и их нумерация или как верх $ низ, начало $ конец. Горизонтальная ось определяется как направление влево вправо. Здесь значительную роль играет организация левого поля: есть отступ / нет отступа, длинная / короткая строка (правое поле).

4) Семиотическое пространство делового письма представляет не сумму отдельных понятий, терминов (норм), а систему взаимоотношений между автором и адресатом, благодаря которой возникают и функционируют условия их коммуникации. Поэтому семиосфера представляется как общее понятие коммуникации в рамках деловой переписки, а семиотическим пространством является любое отдельно взятое деловое письмо.

5) Членение делового письма выявляет индивидуальный стиль и умение составителя выделить некоторые моменты содержательно актуальной информации. Авторы деловых писем пользуются различными путями графического выделения некоторых моментов, но при этом отмеченные единицы отражают общее объёмно-прагматическое членение текста и органично вписываются в непрерывную линию повествования.

6) В деловом письме основную функцию общения и сообщения выполняет «черное» пространство, а «белое» пространство — функцию воздействия. Кроме того, «чёрное» и «белое» пространство характеризуются рядом тождественных и различных вспомогательных функций в деловой корреспонденции.

К тождественным вспомогательным функциям «чёрного» и «белого» пространства относятся следующие:

— оформительная (упорядочивающе-отграничительная, нормализующая) — в качестве рамки делового письма;

— начально-распределительная (реквизитно-ознакомительная) — в виде отступов в начале письма до центральной / содержательной части письма;

— конечно-распределительная (заключительно-фатическая) — в виде отступов от центральной / содержательной части до завершения письма;

— логически-последовательная (последовательно-распределительная) -характеризуется отступами между абзацами в центральной / содержательной части деловых писем;

— целостно-объединительная — включает повторяющееся «белое» пространство в содержательной части деловой корреспонденции;

— начально-отграничительная — в виде красной строки в содержательной части писем.

Вспомогательные различные функции «чёрного» пространства включают в себя:

— информационно (инновационно) — содержательную — в качестве новой информации в деловых письмах;

— эмфатически-побуждающую — в использовании и изменении различных шрифтов в письмах;

— прагматически — заданную — в заранее подготовленных бланках деловых писем.

Белое" пространство в различных функциях имеет только одну — композиционно архитектонически-проспективную функцию в заранее подготовленных письмах-бланках.

ГЛАВА II. СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ОРТОГОНАЛЬНОГО «ЧЁРНО-БЕЛОГО» ПРОСТРАНСТВА АНГЛИЙСКИХ, НЕМЕЦКИХ И.

РУССКИХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

2.1. Тематическая классификация деловых писем В основу нашей классификации деловых писем положен подход Ю. М. Демина (Демин Ю.М., 2003:55). Различают 3 типа деловых писем: I) официально-деловые письмаИ) частные деловые письма;

III) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой внутри организации).

К наиболее распространенным официально-деловым письмам относятся:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

В группе частных деловых писем выделяются следующие:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.).

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

По месту в системе переписки официальные и частные деловые письма могут быть первичными (т.е. подготовленными по инициативе организации) и ответными (направленными организацией в ответ на послания, полученные от других организаций). В свою очередь, и те и другие письма являются для адресанта (или организации, отправляющей письмо) исходящими. Получателем за пределами организацией как первичные, так и ответные письма будут восприниматься как входящие.

2.2. Реквизиты английского и немецкого делового письма.

Мы представляем набор компонентов делового письма, так называемого, международного образца (английского и немецкого), имеющий определенный состав реквизитов. Для облегчения восприятия структуры писем с соотношением «чёрного» и «белого» пространства мы используем буквенную номенклатуру (латиницу) (А, В, С и т. д.), которой обозначаем «чёрное» пространство в деловой корреспонденции:

A) — логотип (англ.: Logotype) (нем.: Logotyp);

B) — наименование организации (англ.: Organization’s name) (нем.: Betriebsname);

C) — адресант (англ.: Sender’s address) (нем.: Absender);

D) — номер документа (англ.: Reference) (нем.: Betreff);

E) — дата (англ.: Date) (нем.: Datum);

F) — специальные почтовые отметки (англ.: Special mailing indication) (нем.: Postleitzahl);

G) — уведомление о конфиденциальности (англ.: Confidential) (нем.: vertraulich);

H) — адресат (англ.: Inside address/Adressee) (нем.: Anschrift/Adressat);

I) — указание на желательность ознакомления (англ.: For the attention of) (нем.: fur besondere Vermerke);

J) — обращение (англ.: Salutation) (нем.: Anrede);

К) — заголовок к тексту (англ.: Subject (Re.:)) (нем.: Bezugszeichen);

L) — основной текст письма (англ.: Body of the letter) (нем.: Brieftext);

M) — завершение письма (англ.: Close) (нем.: Gru? formel);

N) — обобщенное наименование должности лица, подписывающего письмо (англ.:ТЪе position of the man signing the letter) (нем.:

Unterschriftbevollmachtigter);

О) — подпись (англ.: Signature) (нем.: Unterschrift);

Р) — расшифровка подписи (англ.: Signature’s decipherment) нем. :Unterschriftentzifferung);

Q) — пометка об исполнителях (англ.: Initials of persons in charge) (нем. Vermerke uber Vollzieher);