Взаимодействие и его роль в управлении проектами

Важное место в функциях управления проектами занимает взаимодействие, которое играет ключевую роль в решении поставленных задач и выполнении возложенных функций.

Взаимодействие различают двух типов: вертикальное и горизонтальное.

Вертикальное взаимодействие осуществляется между структурами (компаниями, корпорациями, организациями, учреждениями, предприятиями и т. п.) разных уровней управления, а горизонтальное — между структурами одного уровня управления.

По характеру взаимодействие классифицируют на: информационное; функциональное; процессное; организационное; и др. Информационное взаимодействие включает обмен сведениями. Функциональное взаимодействие предполагает совместное выполнение тех или иных функций управления, например планирования. Процессное взаимодействие предполагает совместное выполнение тех или иных бизнес-процессов, например процессов управления проектами, сквозными процессами подготовки и подписания контрактов и договоров. Организационное взаимодействие предполагает совместное установление регламентов, стандартов и нормативов выполнения общей работы.

Различают следующие формы взаимодействия: обмен информацией; совместное планирование; совместное осуществление различных мероприятий, бизнес-процессов, проектов и т. п., в том числе взаимное использование сил и средств; совместное расследование и разбирательство; совместная разработка нормативных документов; совместная работа, но предотвращению и устранению деструктивных причин и условий, мешающих плановой работе; обмен опытом научных, опытно-конструкторских и методических разработок; совместное изучение обстановки и др.

Следует отличать функцию координации от взаимодействия.

Координация — функция управления, регулирования отношений между не подчиненными друг другу субъектами управления. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций, исключает дублирование и нарушение установленного порядка действий.

Для повышения эффективности координационных отношений целесообразно взаимодействующим сторонам соблюдать следующие правила: наличие координатора, т. е. лица, осуществляющего общее руководство; установление пределов компетенции, чтобы не допустить подмены друг друга и не использовать права взаимодействующей стороны; установление объема и характера информации, подлежащей обмену между взаимодействующими сторонами. Порядок обмена предполагает разработку способов бесперебойной и своевременной связи между координирующими сторонами.

Например, в области военно-технического сотрудничества (ВТС) взаимодействие субъекта ВТС осуществляется на трех уровнях: с органами государственной власти; с субъектами ВТС и другими организациями; на уровне структурных подразделений субъекта ВТС.

Взаимодействие субъекта ВТС на любом из уровней осуществляется по целям, задачам, функциям, месту, времени и способам решения задач, выполнения функций и бизнес-процессов в рамках и на основе приказов и распоряжений, действующих положений и инструкций, утвержденных руководством субъекта ВТС.

Например, под взаимодействием субъекта ВТС с органами государственной власти будем понимать согласованные по целям, задачам, функциям, месту и времени действия субъекта ВТС и органа государственной власти в интересах реализации государственной политики РФ в области ВТС с иностранными государствами.

Документально взаимодействие оформляется соглашением о взаимодействии. Для конкретного взаимодействия на базе этого соглашения подписывается протокол о порядке взаимодействия. В протоколах должны фиксироваться цели, задачи, функции, место, время и методы решения задач и выполнения функций, а также права и обязанности взаимодействующих организаций и должностных лиц.

Важнейшей обязанностью руководителей различного уровня управления является организация взаимодействия и непрерывное поддержание его при достижении поставленных целей, решении возложенных задач и выполнении соответствующих функций. Взаимодействие организуется как по вертикали, так и по горизонтали власти. Например, взаимодействие организуется руководителем вышестоящего уровня с руководителями структурных подразделений нижестоящего уровня при участии основных должностных лиц структурных подразделений.