Учет денежных средств в кассе

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. Выполнение всех операций с наличными деньгами в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» возложено на бухгалтера-кассира.

В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», при приеме на работу с кассиром заключается трудовой договор о полной материальной ответственности (приложение № 1). Согласно пункту 32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. При этом если работник отказывается заключать договор о полной материальной ответственности при приеме на такую работу, он нарушает свои трудовые обязанности (п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Материальную ответственность могут нести только штатные работники фирмы. И даже если работник уволится после причинения ущерба, это не избавит его от ответственности (ст. 232 ТК РФ). Если трудового договора нет, действует Гражданское законодательство.

Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с Письмом ЦБ РФ от 04.10.93 г. № 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247), которые включают: рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке; единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций. При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости — транспортное средство. После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках — у руководителя организации.

Согласно «Порядка ведения кассовых операций в РФ» от 22.09.1993 г. ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» помещение кассы изолировано, двери закрыты с внутренней стороны, доступа в помещение кассы посторонним лицам нет. Все наличные деньги и ценные бумаги, бланки строгой отчетности хранятся в несгораемом сейфе, по окончании рабочего дня сейф закрывается и опечатывается. Помещение кассы закрывается на две двери и сдается на пульт вневедомственной охраны.

Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т. е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. Для того чтобы банк установил лимит остатка денег в кассе, предприятие представляет расчет по форме № 408 020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу», а учреждение банка письменно сообщает каждому предприятию установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе. Если у предприятия есть несколько счетов в разных банках, оно по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того как банк его установит, предприятие уведомляет об этом все другие банки, в которых ему открыты счета. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.

Лимит остатка денежных средств в кассе ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» установлен в размере 50 000 рублей Сбербанком РФ. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно согласно Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». В организации данные документы датированы 2009, 2010, 2011 годами. Мною было рекомендовано составить расчет лимита остатка денежных средств в кассе на 2012 год. Лимит утвержден отделением Сбербанка России в размере 53 287,85 рублей на 2012 год.

Учреждение ежедневно сдает в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги сдаются в дневные и вечерние кассы банков.

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на должностных лиц организации налагается административный штраф в размере от четырех до пяти тысяч рублей; на юридических — от сорока до пятидесяти тысяч рублей (в ред. Федерального Закона от 22.06.2007 г. № 116-ФЗ). Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции. Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, а так же между юридическим лицом и гражданином в рамках одного договора предусмотрен в сумме не более 100 000 рублей.

Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по унифицированным формам первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: N КО-1 «Приходный кассовый ордер»; N КО-2 «Расходный кассовый ордер»; N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; N КО-4 «Кассовая книга»; N КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В соответствии с Федеральным Законом от 21 ноября 1996 года № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.98 года за № 34н и 20 Положениями по бухучету (ПБУ № 1−20) утвержденными Минфином России бухгалтерский учет в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по журнально-ордерной форме в электронном виде с использованием автоматизированной программы бухгалтерского учета «1 С». Модуль программного комплекса «1 С» по учету кассовых операций предназначен для учета операций с наличными средствами предприятия, в этом же блоке ведется учет авансовых отчетов и расчетов с подотчетными лицами, процедуры по обработке платежных ведомостей на выплату заработной платы и ведение картотеки депонентов. Главной особенностью данного модуля является то, что при регистрации первичных документов, формируются бухгалтерские проводки и отчеты.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» прием денежных средств за товары и услуги в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется с применением контрольно-кассовой техники, модели которых включены в государственный реестр, утвержденный Приказом Федерального агентства по промышленности от 06.03.2007 № 105. Кроме кассы, ККТ зарегистрированы в обособленном подразделении г. Адлер. Вся контрольно-кассовая техника находятся на сервисном обслуживании ООО «Ремтехсервис», с которым заключен договор на 2011 год. Регистрация и применение контрольно-кассовой техники, используемой в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи», осуществляется в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.

Все штатные сотрудники общества заработную плату, отпускные, больничные, с 2008 года, получают по пластиковым картам через банкомат Сбербанка России, согласно заключенного с каждым работником договора, на основании их заявлений. Эта форма расчетов имеет немало преимуществ: снизились затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сократился объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Сумму, необходимую для выдачи зарплаты сотрудникам, ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» переводит в банк одним платежным поручением. К нему прилагаются два экземпляра реестра зачислений на кассовые счета. Один экземпляр остается в кредитной организации, второй с пометкой банка возвращается в общество. На каждого сотрудника в реестре указываются: фамилия, имя, отчество, реквизиты зарплатного счета, а также сумма, которая должна быть на него переведена.

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1). В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и другие денежные документы (почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты). Все поступающие в организацию денежные средства должны быть оприходованы своевременно и в полном объеме. Наличные деньги, не подтвержденные кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Расход наличных денег из кассы ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном кассовом ордере. Лицо, получившее деньги, ставит свою подпись в расходном кассовом ордере. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере считается недостачей и взыскивается с кассира. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной ведомости. При выдаче денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Разовые выплаты денег отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам Ф. А. Гмыра. Организация и учет кассовых операций и налично-денежного обращения.- М.: Экономика, 2005 г.

Приходные и расходные кассовые ордера в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом правил их оформления. Не допускаются подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению, и взамен их составляются новые документы. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходный кассовый ордер подписывается генеральным директором и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым документам имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписываются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты. До передачи в кассу организации приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Запрещается выдавать приходные и расходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

Для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе используется Кассовая книга (форма № КО-4).

Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов». Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в Кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу и ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Для контроля проводится ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины. В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники. По каждому объекту контрольно-кассовой техники должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При инвентаризации производится проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности. Результаты инвентаризации в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» оформляются актом (приложение № 3).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.

Основным учетным регистром является журнал-ордер № 1, состоящий из двух частей — журнала-ордера № 1, в котором осуществляется учет операций по кредиту счета 50 «Касса» и ведомости 1, предназначенной для учета оборотов по дебету счета 50. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50−1 «Касса организации», 50−2 «Операционная касса», 50−3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты («Касса организации в долларах США», «Касса организации в евро» и т. д.).На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, другие денежные документы В. И. Нестеров. Учет и ведение кассовых операций.- М.: ДИС, 2005 г.

Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание.

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т. п.). кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются. Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей. При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещена.

Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» осуществляются в основном в соответствии с требованиями законодательства. Обороты, отраженные в регистрах бухгалтерского учета соответствуют оборотам аналитического учета. Расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами, превышающими установленные нормативы, не производились. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация проводит обязательную инвентаризацию имущества и обязательств (пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В том числе инвентаризации подлежат наличные денежные средства в кассе, денежные документы, инкассированные денежные средства, а также внесенные в кассы кредитных организаций, но не зачисленные на счета в банках на дату инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49).