Документооборот в торговой организации

Торговля — один из наиболее интенсивно развивающихся секторов приложения информационных технологий. Однако в силу различных причин автоматизация здесь происходит относительно медленно: торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем большинство других сфер экономики; стартовые условия автоматизации в торговле были менее благоприятны; объективные потребности в автоматизации формировались постепенно.

Особенности автоматизации в торговле обусловлены, структурными особенностями торговых предприятий.

Организационно торговое предприятие состоит из следующих основных групп подразделений:

• — административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);
• — торговых отделов;
• — центрального склада (складов);
• — бухгалтерии;
• — технических служб.

Основные структурные подразделения торгового предприятия — отделы и склады — имеют достаточно однородную структуру:

• — отдел состоит из секций;
• — отдел возглавляет заведующий, в функции которого входят вопросы расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой политики, взаимосвязи с поставщиками и др.;
• — основной задачей отдела является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);
• — товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;
• — секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности; они обеспечивают прием, реализацию товаров, учет товаров и денежных средств от реализации, кассовых операций, рекламу изделий в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для бухгалтерии;
• — отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта;
• — возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины;
• — реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.

В стране отмечается возрастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в т. ч. через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров.

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции учета: по подразделениям, товарам, поставщикам, группам клиентов, а также по регионам (если фирма работает на региональных рынках). Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса.

Основными внешними связями торгового предприятия являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками. Кроме того, в деятельности предприятия могут возникать и разовые связи.

Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются договорами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или оплату через почтовые отправления.

Структура соответствующих информационных потоков и содержание информации в них регламентированы типовыми и внутренними инструкциями. Финансовые документы проходят через бухгалтерию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по унифицированным типовым договорам.

Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада при автоматизации информационных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.

Общие информационные потоки не отличаются от других групп предприятий (входящие, и внутренние документы).

Торговые отделы, как правило, являются относительно независимыми с точки зрения товарной политики подразделениями предприятия. Основой управления торговой деятельностью отделов является возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщиков и улучшении качества и форм обслуживания покупателей. Непосредственные предложения покупателей и поставщиков формируют товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела.

Анализ функциональных особенностей деятельности отделов и документопотоков свидетельствует об однородности основных функциональных компонентов. Основные особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие основные типы торговой деятельности:

• — торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;
• — торговля комиссионной продукцией;
• — торговля по договорным ценам;
• — мелкооптовая торговля;
• — торговля по схеме «Товары — почтой»;
• — бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;
• — организация торговли смежными товарами;
• — торговля информацией и перераспределение товаров в пределах некоторого «пула» предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;
• — выездная торговля.

К основным видам документов торгового предприятия относятся:

• — договоры на поставку продукции (типовая форма договора включает в себя юридические и почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену);
• — договоры комиссии (предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции, корректировку цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, оплаты за дополнительное хранение). Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара «за балансом» до момента реализации;
• — накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрихкоде (если таковой имеется), отпущенном в отдел количестве, стандарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом установленной на него накидки;
• — акт о переоценке (списании) товара;
• — карточки наличия поступлений и реализации товаров в отделе;
• — акт учета (периодически по сумме товаров);
• — счет на поставку товара по мелкому опту;
• — счет-фактура на поставку (получение) товара;
• — товарный отчет (составляемый в регламентированные периоды каждым подразделением, обладающим коллективной материальной ответственностью).

Автоматизированную информационную систему торгового предприятия можно рассматривать как совокупность автоматизированных рабочих мест:

• — формирования договоров на поставку продукции (АРМ «Договор»);
• — учета поступлений, хранения, распределения и реализации товарной продукции (АРМ «Товарооборот»);
• — мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ «Опт»);
• — бухгалтерского учета (АРМ «Бухгалтерия»);
• — автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ «Секция»);
• — работы с персоналом (АРМ «Кадры»);
• — юридической службы (АРМ «Юрист»);
• — рекламы, маркетинговых и аналитических исследований. анализа коммерческой деятельности (АРМ «Аналитик»).