Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита — проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; авансовые отчеты; журналы регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денег; Главная книга; журнал-ордер № 7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работ, услуг) и др. и учитываются на счете 1251 «расчеты с подотчетными лицами».

В ходе проверки аудитор должен:

подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Приступая к проверке аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочной. Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами.

При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитор определяет отклонения и их причины.

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т. п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливается приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 333.

К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, относятся:

нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

нарушения при оформлении командировочных расходов (отсутствие приказов) о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т. д.;

нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале — ордере № 7 или других регистрах) и др.

Выявленные замечания отражены в отчете по проверке.