Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства

ПЛАН.

1.

Введение

.

2. Историческая справка.

3. Компьютерная сеть.

4. Интернет.

5. Электронная почта.

6. Копировальные устройства.

7.

Заключение

.

8. Список используемой литературы.

Я выбрала тему «Технические средства секретаря:

компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи;

ровальные устройства" для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те;

лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь должен знать, уметь и максимально ис;

пользовать имеющиеся средства для повышения операти;

вности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно;

ситься к делопроизводству не как к жесткому консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод;

ства и документооборота позволяют решить ключевой во;

прос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля,.

вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их.

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра;

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.

2. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют пополный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

3.Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому го;

това сама организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от.

того, бумажные или электронные), так и самим электронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

4. Снижается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизводства и документооборота) позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная система берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая.

средства сканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки и пересылки электронных.

документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и т. д.

ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕРНЕТ.

Прообраз сети Интернет был создан в конце 60-х годов по заказу Министерства обороны США. В то время существовало не очень много мощных компьютеров, и для проведенья научных исследований возникла потребность обеспечить доступ многочисленных ученых к этим компьютерам. При этом Министерство обороны поставило условие, чтобы сеть продолжала работать при уничтожении её части, поэтому повышенная надёжность Интернет была заложена при его создании. Днем рождения Интернет можно назвать 2 января 1968 года. В этот день Управление перспективных исследований (ARPA — Advanced Research Projects Agency), являющаяся одним из подразделений Министерства обороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонных организаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основе работы которой лежали принципы, на которых позже был основан Интенет. Следующим шагом в развитии Интернет было создание сети Национального научного фонда (NSF). Сеть, названная NSFNET, объединила научные центры Соединённых Штатов. При этом основой сети стали пять суперкомпьютеров, связанных между собой высокоскоростными линиями связи. Все остальные поль-зователи подключались к сети и могли использовать возможности, предоставляемые этими компьютерами.

Сеть NSFNET быстро заняла место ARPANET, и последняя была ликвидирована в 1990 году. Развитие сети потребовало её реорганизации, и в 1987 году был создан NSFNET Backbon — базовая часть или хребет сети. Хребет состоял из тридцати центров, соединенных друг с другом высокоскоростными линиями связи. Центры располагались в разных частях США. Таким образом, появилась сеть Интернет в США. Одновременно были созданы национальные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали, объединятся, и в девяностых годах появился Интернет в его сегодняшнем виде. Сейчас Интернет объединяет тысячи разных сетей, расположенных по всему миру. К Интернет имеют доступ десятки миллионов пользователей. Рост и развитие Интернет продолжается, и в начале следующего века ожидается значительное увеличение роли Интернет во всех информационных технологиях. В России Интернет появился совсем недавно. Подавляющее большинство пользователей могло лишь получать электронные письма, но не могло подключиться к Интернет и использовать все его возможности. Бурный рост пользователей Интернет в России начался в 1996 году. Сегодня в нашей стране Интернет превратился из диковинки в повседневный инструмент.

КОМПЬЮТЕРНАЯ СЕТЬ.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.) В сети один компьютер большой производительнос-ти выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств — модемов или факс-модемов).

ИНТЕРНЕТ.

Интернет — глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глобольная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет, используя для общения единый сетевой язык.

Суть создания такой сети — быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распространение сведений о себе практически в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т. е. компьютеров, на которых хранится и представляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма или час-тное лицо, расположив информацию о себе или своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.

В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными справочными службами, с Всемирной информационной сетью.

(WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.

Электронная почта Интернет — самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Последняя версия популярного офисного пакета «Microsoft Office 2000» включает в себя множества вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющий постой доступ в Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки.

Входящие — поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщение, приглашения на собрание и получать запросы на выполнение задач.

Календарь — контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно посмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц, кроме того, новые функции (автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать преобразования — 7 июля 2001 г. Outlook может напомнить о.

предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания «Планировщик собрания» выберет наиболее удачное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты — хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи — содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка «Задача» каждого исполнителя обновляется автоматически.

Дневник — Ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, что бы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки — электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА.

Электронная почта (e-mail) Зародилась еще до появления Интернет как средство посылки текстовых сообщений через сети большой протяженности. Вполне естественно, что к ним принадлежит Интернет. Многие считают практическую значимость электронной почты в секретарском деле даже большей, чем у работы с Web-страницами в Интернет.

Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер — модем — телефонная сеть — модем — компьютер.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

— Отправлять документы адресатам, входящим в автома;

тизированную информационную систему;

— Получать подтверждение доставки документов по назначению;

— Выводить на экран дисплея полученные документы;

— Изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

— Распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

— Отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

— Расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с.

наиболее важной полученной корреспонденцией;

— Составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

— Сообщение, письмо или заказная информация могут быть.

доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника;

ми;

— Электронный документ, как и традиционный должен.

иметь необходимые реквизиты: наименование орган;

изации, дату, регистрационный номер, заголовок,.

должность и фамилию лица подписавшего документ;

— Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно сидя в.

офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через теле;

фонную сеть. Интересующую информацию можно оста;

вить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта — это один из самых оперативных и относительно дешевых видов передачи документов.

КОПИРОВАЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА.

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может от 20 секунд до 1−2 минут. Затем необходимо.

— поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется как правило, в левый верхний угол стекла;

— проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения размер устанавливается 1:1 или 100%;

— убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

— нажмите зеленую кнопку ;

— возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки «СТОП».

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличений (уменьшений),.

например, А5-А4, или непосредственным заданием вели-чины масштабирования в процентах. Что бы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатием кнопок «вниз» и «вверх», расположенным под индикатором масштабирования.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированны одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата А3, вы должны использовать обходной ло-ток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатки таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.

В сфере малого бизнеса используется портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отличаются высоким качеством и надежностью.

CПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Дьяков В. П. Internet. Настольная книга пользователя-М.: СОЛОН-Р, 2001.

2. Стенюков М. В. Справочник секретаря-М.: Издательство ПРИОР, 1999.

3. Секретарское дело — журнал № 1,2,3 за 2002 г.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Подводя итог, можно сказать, что применение тех-нических средств в делопроизводстве во многом облегчает работу секретаря, тем самым, повышая производ-ительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как Microsoft Word, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Наличие сети в организации представляет большие возможности для процедуры приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Таким образом, в настоящее время практически нет ни одной организации, где не использовались бы описанные выше технические средства.