Расположение числительных. 
Русский язык в деловой документации

• • в линейном тексте существительное следует за числительным. Например: десять дней, пять человек, две группы;
• • при табличной или анкетной записи числительное следует за существительным. Например: количество штатных единиц — 15.

Расположение слов по информативной значимости.

В русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. Эти правила не нарушают основных правил расположения второстепенных членов предложения. При составлении документа информационная роль порядка слов в предложении должна учитываться, чтобы не осложнить восприятие и понимание текста адресатом.

В письменной речи существует специфический принцип «линейной» подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения.

Сравните

• • На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй квартал 2014 г.
• • На второй квартач 2014 г. незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока изготовления опытного образца. Во втором предложении целью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Преобладание страдательных конструкций. Существенной особенностью синтаксиса деловой речи является преобладание страдательных конструкций в структуре простых предложений.

Обратите внимание В языке документа предпочтение отдается страдательным (пассивным), а не действительным конструкциям, поскольку они акцентируют внимание читающего на осуществляемых действиях, вне зависимости от того, кто их произвел.

Акцент на действиях реализуется в неопределенно-личных и безличных предложениях.

Сравните.

• • Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается департаментом международных связей (а не: «Департамент международных связей прорабатывает»).
• • Во всех структурах Института проводится работа, но реализации федеральной целевой программы «Русский язык» (а не: «Все структуры Института проводят…»).